اتجهت المنظمات لا سيما كبيرة الحجم منها إلى استخدام نظم المعلومات الإدارية من أجل الحصول على معلومات دقيقة في الوقت المناسب تصف نشاطات المنظمة في الماضي وما يحدث فيها الآن وما هو متوقع الحدوث في المستقبل، وتمثل نظم المعلومات الإدارية بكل أشكالها نسيجاً متكاملاً ضمن البيئة التنظيمية للمنظمة الحديثة، فالمعلومة الدقيقة اليوم تمثل سلاحاً تنافسياً استراتيجياً يتوقف عليها نجاح المنظمة أو فشلها.
لذا لا يوجد بديل للمنظمات عن وجود قاعدة معلوماتية قادرة على التعامل مع كم المعلومات الكبير وتوفير مخطط للعمل يساعد متخذي القرار وكافة العاملين على أداء عملهم بالشكل الأنسب وبالطريقة التي تساعد المنظمة على أداء رسالتها، فلا يمكن لأيَّة منظمة أن تحقق ما تسعى إليه من أهداف دون أن تكون متحصنة بمعلومات ومعارف تساعدها على امتلاك الميزة التنافسية.
أولاً: تعريف نظم المعلومات الإدارية
لقد استخدم أصحاب القرار المعلومات في أدائهم لمهامهم بشكل دائم، فنظم المعلومات ليست بالشيء الجديد؛ وإنَّما الجديد سهولة الحصول على المعلومات الدقيقة والموثوقة، فقد ساهمت التطورات التكنولوجية في الحصول عليها لا سيما دخول الحاسوب إلى بيئة العمل، ونظم المعلومات الإدارية عبارة عن جهد مشترك متكامل ومتناسق يشترك فيه كل من الكوادر البشرية والأجهزة الحديثة وإجراءات محددة للحصول على البيانات الخام من مصادرها الرئيسة، ومن ثم القيام بمعالجتها وتحويلها إلى معلومات دقيقة موثوقة تساعد إدارة المنظمة على اتخاذ القرارات الرشيدة والفعالة.
يشير نظام المعلومات الإدارية إلى استخدام الإدارة للتكنولوجيا في إنجاز أعمالها وبشكل أفضل من الأساليب التقليدية، وفي توضيح لمفهوم نظم المعلومات الإدارية يُعرِّفها “إبراهيم سلطان” بأنَّها مجموعة منظمة من الوسائل التي توفر معلومات عن الماضي والحاضر والتنبؤ بالمستقبل فيما يتعلق بنشاطات وعمليات المنشأة، وأيضاً بما يحدث في بيئتها الخارجية التي تؤدي إلى تدعيم وظائف التخطيط والرقابة والعمليات في المنظمة، من خلال ما توفره من معلومات في التوقيت المناسب لصانع القرار.
إنَّ نظام المعلومات هو مجموعة منظمة من الموارد؛ الأجهزة والبرامج والأفراد والبيانات والإجراءات التي تسمح بالحصول وتجميع وتنظيم ومعالجة وتوزيع المعلومات في شكل نص أو صورة أو صوت أو بيانات مرمزة في المنظمات.
هو التكوين الهيكلي المتكامل من المستلزمات المادية والبرمجيات والمستلزمات البشرية والتنظيمية الذي يضمن جمع البيانات من مصادرها المختلفة ومعالجتها؛ لتحويلها إلى معلومات بالأوصاف المطلوبة وتوصيلها إلى المستفيدين (صناع القرارات) على النحو الذي يسهل مهمتهم في صنع القرارات وتحقيق أهداف المنظمة.
ثانياً: أهداف نظم المعلومات الإدارية
- الحصول على المعلومات الدقيقة والصحيحة مع خفض تكلفتها، واللازمة لعمليات التخطيط والرقابة في المكان بالشكل المناسب.
- دعم عملية صنع القرارات وجعلها أكثر كفاءة.
- تعزيز ربحية المنظمة الناتجة عن استخدام المعلومات الصحيحة في الوقت الصحيح.
- دعم ومساندة وظائف الإدارة ونشاطاتها المختلفة وتعزيز التفاعل بين الإدارة وفروعها المختلفة، وهذا يسمح بتدفق المعلومات بينها وتحقيق التنسيق المطلوب.
- تحقيق الميزة التنافسية للمنظمة.
- تحقيق مستوى عالٍ من التنسيق بين إدارة المنشأة وأصحاب المصالح المختلفين من الموردين والعملاء والعاملين فيها أيضاً.
- استخراج المعلومات وفقاً لحاجة مستخدميها.
شاهد بالفيديو: 7 نصائح لتحقيق النجاح في إدارة الأعمال
ثالثاً: مكونات نظام المعلومات
1. الموارد البشرية:
تشمل الموارد البشرية الموظفين في المنظمة، الذين تفرض طبيعة عملهم التعامل مع نظام المعلومات من خلال الشاشات المختلفة، وأيضاً المديرون الذين يحصلون على المعلومات والتقارير من النظام، وأيضاً الموظفون المسؤولون عن أمن النظام وسرية معلوماته.
2. العمليات:
تتضمن مجموعة الإجراءات اليومية التي يتم من خلال القيام بها تخزين ومعالجة المعلومات وتعديلها أو حذفها أو تجميعها وتلخيصها أو تحليلها إحصائياً وتأمين النسخ منها والاحتفاظ بها وغيرها من العمليات وإتاحتها للمستفيدين منها.
3. الأجهزة والتقنيات:
تأتي في مقدمتها “البرمجيات” (software) التي تتضمن البرامج والتطبيقات ونظم تشغيل حاسوبية مختلفة، ومن ضمن الأجهزة أيضاً “المعدات الصلبة” (hardware) مثل أقراص التخزين والشاشات ولوحات المفاتيح وسواها، وأيضاً الطرفيات مثل أجهزة البصمة الإلكترونية.
4. البيانات:
هي المادة الخام لنظام المعلومات.
5. الشبكات:
مثل الإنترانت والإكسترانت.
رابعاً: النشاطات الرئيسة لنظم المعلومات الإدارية
يتضمن نظام المعلومات مجموعة من النشاطات التي تعمل على إتاحة المعلومات التي تحتاجها المنظمة في صناعة قراراتها والرقابة على عملياتها والوقوف على المشكلات التي تواجهها ومساعدتها على وضع الحلول المناسبة لها، وهذه النشاطات هي:
1. المدخلات:
يتم من خلال هذا النشاط إدخال البيانات الخام إلى النظام، وتختلف طرائق الإدخال باختلاف التكنولوجيا المستخدمة.
2. التخزين:
يعمل النظام من خلال هذا النشاط على حفظ المعلومات.
3. العمليات:
يقصد بالعمليات معالجة المعلومات المحصل عليها من قِبل النظام وتحويلها إلى معلومات جديدة مرتبة في نسق معين أو تصنيف خاص، وهذه العمليات تتم بطرائق عدة مثل التحويل أو المقارنة أو كما يمكن تطبيق أكثر من طريقة في آنٍ واحد.
4. المخرجات:
بعد القيام بمعالجة المعلومات تكون جاهزة لإخراجها للمستخدم النهائي.
5. التغذية العكسية:
هي تحويل معلومات المخرجات إلى المستخدمين المناسبين وتقييمها من قِبلهم وبما يدعم تحديث المدخلات.
خامساً: أنواع نظم المعلومات الإدارية الموجودة في المنظمة حسب المستويات الإدارية فيها
1. نظم معالجة المعاملات (Tps) (Transaction processing systems):
هو النظام الموجود في المستوى التنفيذي “التشغيلي” ويتم فيه تسجيل المعاملات اليومية الضرورية اللازمة للقيام بعمل المنظمة، وهو النظام المسؤول عن المعلومات الذي يغذي كافة الأنظمة الأخرى بالمعلومات؛ إذ يتيح الفرصة أمام المديرين لمراقبة العمليات التشغيلية في المنظمة، وكذلك رصد العلاقات مع البيئة الخارجية ويربط المنظمة مع عملائها ومورديها، فهو يهدف إلى ضمان انسيابية العمل الروتيني اليومي، ومن أمثلة الأعمال التي يقوم بها متابعة الطلبات اليومية ومتابعة المعاملات التجارية والجدولة والشحن والاستلام والفواتير وسجلات العاملين ونظم التعويضات وغير ذلك.
2. نظم العمل المعرفي (KWS) (knowledge work systems):
تعمل على دعم المنظمة ومساعدتها على دمج المعرفة في عملها والتحكم بالمعلومات بما يخدم مصالحها، وتمثل الأساس الذي يستند إليه عمال المعرفة في المنظمة والعاملون الذين تتطلب وظائفهم التفكير.
3. نظام عمل المكاتب (OAS) (Office automation systems):
يسمح بأتمتة الأعمال المكتبية؛ أي تمكين البيانات من الانتقال من نظام إلى نظام آخر دون أي تدخل بشري؛ إذ تسهم هذه النظم في تقليل الجهد اليدوي إلى أدنى مستوى ممكن وكذلك تقليل الأخطاء اليدوية والحصول على المعلومة بوقت أقل، ومن ثمَّ اتخاذ القرار بالوقت المناسب وبناءً على معلومات دقيقة، وقد ساهم استخدامها في زيادة كفاءة أعمال المنظمة وتحسين الاتصالات الداخلية ضمن المكتب الواحد وبين مكاتب المنظمة المختلفة وأيضاً مع البيئة الخارجية.
شاهد بالفيديو: 5 نصائح لتحقيق التطور المهني
4. نظم المعلومات الإدارية (MIS) (Management information system):
مهمتها الأساسية تقديم التقارير والملخصات اليومية والاستثنائية عن أداء المنظمة الحالي بالاعتماد على المعلومات الواردة من نظم معالجة المعاملات (TPS) إلى الإدارة الوسطى وإتاحة الفرصة أمامها للوصول إلى المعلومات اللازمة لعمليات الإدارة والتخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة، وعلى الرغم من أهمية هذه النظم إلا أنَّ قدرتها التحليلية قليلة، كما أنَّها غير مرنة؛ إذ تقدم فقط تقارير نمطية وتعنى فقط بالأحداث داخل المنظمة وليس لها أي توجه خارجي.
5. نظم دعم القرار (DSS) (Decision support systems):
مهمتها مساعدة المديرين على اتخاذ القرار من خلال تزويدهم بأدوات معلوماتية مثل الجداول والرسوم والنماذج المختلفة التي تتضمن المعلومات الأكثر أهمية بالنسبة إلى متخذ القرار، وتستمد معلوماتها من نظم معالجة المعاملات ونظم المعلومات الإدارية وتستعين أيضاً بمعلومات عن البيئة الخارجية، وتتميز بالمرونة وإمكانية تكيفها.
6. نظم دعم الإدارة العليا (ESS) (Executive support systems):
تلبي الاحتياجات الخاصة من المعلومات اللازمة للمديرين سواء التنفيذيين أم العامين، وذلك بهدف مساعدتهم على عملية اتخاذ القرار، وتتعامل مع المشكلات غير الروتينية ولكنَّها لا توفر حلولاً مباشرة، فهي تعتمد على الحكم الشخصي للمدير وتركز في عملها على البيئة الخارجية وتستخدم المعلومات الملخصة، وهذه النظم تصميمها وتطويرها وصيانتها مكلف جداً.
في الختام:
أصبحت نظم المعلومات من أهم العناصر التي تحدد نجاح المنظمة أو فشلها؛ إذ تتزايد الحاجة إليها يوماً بعد يوم، كما أصبح من الصعب تحديد اتجاهات واستراتيجيات وأهداف العمل دون توفر المعلومات الدقيقة، إضافة إلى عدم القدرة على تنفيذ نشاطات المنظمة وتطويرها دون توفر تلك المعلومات الدقيقة المنظمة والمرتبة والمبوبة، فتوسع المنظمات وكذلك الدول في استخدام نظم المعلومات الإدارية يجعلها ترتقي بنفسها إلى التطور والتقدم والنمو في كافة المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية والعلمية وغيرها، فالمعلومات أهم الأصول التي تملكها المنظمات ومصدر من مصادر التميز وأساس استمرارها وانطلاقها نحو العالمية.
