من هذا المبدأ انطلقت شركة جوجل العملاقة في إطلاق مجموعة من التطبيقات لتحسين تجربة الموظفين في العمل الإداري لتكون الشركة الرائدة في هذا المجال والخيار الأول لدى معظم الشركات الراغبة في التحول الرقمي، فهذه التطبيقات تعمل على تحقيق التوازن بين العمل ومتطلبات الحياة الأخرى؛ لطغيان ساعات العمل في بعض الأحيان على معظم ساعات يومنا.
أهم تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري:
تقدم شركة جوجل للمستخدمين خدمات عدة وتطبيقات مجانية، بما في ذلك تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري، ويزيد عددها عن ثلاثين خدمة في المجالات المختلفة، بما يتضمن الإنترنت وإدارة الأعمال والوسائط المتعددة والجغرافيا وتطبيقات البحث المتخصص والخدمات المكتبية والمنزلية والهواتف وتطبيقات التواصل الاجتماعي، فضلاً عن كون جوجل من الشركات الرائدة في صناعة التطبيقات الإدارية التي تستند إلى نظام التخزين السحابي، فهناك شركات كثيرة تستخدم تطبيقاتها، وإذا نظرنا نظرة سريعة إلى تلك الشركات سنجد أنَّ ثلاثين مليون شخص يستخدمون تطبيقات جوجل الإدارية في مختلف أنحاء العالم حتى شهر أيلول عام 2018.
إضافة إلى وجود مئة وتسعين مليون شخص يستخدمون خدمة “جوجل درايف”، في كل من المنزل أو العمل أو المدرسة، ويعود ذلك إلى كون شركة جوجل توفر مجموعة أدوات وحلول تعاونية وتشاركية، تساعد على تحسين العملية الإدارية تحسيناً كبيراً على اختلاف أنواعها، بما يتضمن الإدارة العليا والمتوسطة والدنيا، كما أشرنا توفر شركة جوجل خصائص في تطبيقاتها لا توفرها الشركات الأخرى، ومن أهم تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري:
1. تطبيق Google Forms:
يُستخدَم تطبيق “جوجل فورم” Google Forms في كل العمليات الإدارية، بما يتضمن تعبئة الاستبيانات، أو اتخاذ قرارات بالاعتماد على نموذج استطلاع رأي لتجميع آراء العاملين في الشركة، وتلقي الردود عليها من أي مكان وجهاز مباشرةً.
2. تطبيق Google Document:
يُعدُّ تطبيق “مستندات جوجل” Google Document من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري المفيدة في إنشاء المستندات وتحريرها عبر الإنترنت والتعاون في العمل عليها، إضافة إلى إمكانية كتابة التعليقات والاقتراحات وبنود العمل لإنجاز المهام، كما تستطيع استدعاء شخص ذي صلة من خلال الإشارة إليه بالرمز @.
إضافة إلى وجود ميزة الكتابة الذكية التي يوفرها تطبيق “مستندات جوجل” Google Document؛ إذ يستكشف الأخطاء الإملائية والنحوية ويقترح تصحيحاً لها، مما يساعد على توفير وقت وجهد كبيرين، ويجعلك تركز على المحتوى، هذا فضلاً عن إمكانية تحويل المستند إلى ملف بصيغة أخرى، بما في ذلك صيغة pdf أو ما إلى ذلك ومشاركته مع الآخرين؛ على شكل روابط أو إرسال رسالة عبر جيميل أو منصات السوشيال ميديا.
شاهد بالفيديو: 4 مواقع وتطبيقات رائعة تساعدك على زيادة الإنتاجية
3. تطبيق Google Calendar:
يُعدُّ تطبيق “جوجل كاليندر” Google Calendar تطبيقاً رائعاً متعدد الفوائد وسهل الاستخدام من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري؛ إذ تسمح المفكرة بتنظيم المواعيد والمهام، إضافة إلى تحديد مواعيد تسليم المشاريع؛ إذ تستطيع إنجازها في الوقت المحدَّد لها وتلافي حصول أي تأخير، صحيح أنَّه تتوفر المفكرات توفيراً كبيراً، بما يتضمن الورقية أو تطبيقات الهواتف أو الحاسبات، لكن يبقى تطبيق “جوجل كاليندر” Google Calendar الأفضل؛ نظراً لمميزاته؛ فهو يسمح لك بمشاركة مفكرتك مع الآخرين، سواء زملائك في العمل أم حتى عائلتك، مع إمكانية تنسيق المواعيد والاجتماعات والمشاريع المطلوبة وعرضها على الآخرين.
4. تطبيق Google Translate:
يُعدُّ تطبيق “جوجل ترانسليت” Google Translate من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري، وتستخدمه الإدارة المتوسطة بهدف تزويد كل من الإدارة الاستراتيجية والدنيا بالمعلومات، وهذه الخدمة مُقدَّمة من شركة جوجل تسمح بترجمة الكلمات والجمل والوثائق وصفحات المواقع أيضاً إلى مختلف اللغات بما يقارب نحو58 لغة؛ إذ تعمل على توفير المعارف والعلوم للجميع دون عوائق، وعلى رأسها عائق اللغة.
يعتمد تطبيق “جوجل ترانسليت” Google Translate على تقنية متقدمة، تقوم بتتبع الوثائق المترجمة من قبل مترجمين محترفين فيما سبق باللغتين كلتيهما؛ المترجم منها والمترجم إليها؛ بهدف تحديد تنسيق الجمل وصياغة العبارات صياغة لغوية صحيحة.
5. تطبيق Google Sheet:
يُعدُّ تطبيق “جوجل شيت” Google Sheet من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري، فهو يسمح بإنشاء جداول بيانات على الإنترنت وتحريرها، والتعاون في العمل عليها في الوقت نفسه من خلال أجهزة عدة، كما يسمح بالتواصل بسلاسة مع منتجات جوجل الأخرى وربطه معها، مما يساعد على توفير الوقت.
كما يوفر تطبيق “جوجل شيت” Google Sheet ميزات مساعدة، بما يتضمن “الملء الذكي”، واقتراح المعادلات وتسهل عملية تحليل البيانات بسرعة وبأقل عدد ممكن من الأخطاء، إضافة إلى السرعة في الحصول على الإحصاءات عبر طرح أسئلة عنها بلغة بسيطة، أو تضمين رسومات بيانية من “جوجل شيت” في العروض التقديمية من جوجل ومستندات جوجل، إضافة إلى الرد على التعليقات من خلال جيميل وعرض جداول بياناتك في تطبيق “جوجل ميت” Google Meet، كما يسمح بمشاركتها مع الآخرين؛ على شكل رابط أو إرسال رسالة عبر جيميل أو منصات السوشيال ميديا.
6. تطبيق Gmail:
تطبيق “جيميل” Gmail من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري لمختلف المستويات الإدارية، فهو ببساطة عبارة عن بريد إلكتروني يسمح بتبادل المعلومات والأخبار كلها والأمور المتعلقة بالعمل كلها؛ إذ يُرسَل البريد الإلكتروني من مستوى الإدارة الاستراتيجية إلى مستوى الإدارة المتوسطة حتى يصل إلى مستوى الإدارة الدنيا أو بالعكس، ويوفر التطبيق مميزات عدة أبرزها أنَّه يشكِّل البريد الإلكتروني اللازم للتسجيل والاشتراك في مختلف خدمات مواقع جوجل.
إضافة إلى انخفاض عدد رسائل البريد غير المرغوب فيها (الدعائي) المزعج، كما يتمتع بدرجة أمان عالية وسعة تخزينية كبيرة، إضافة إلى ذلك خاصية المحادثة بكل أنواعها: نصية أو صوتية أو مرئية مع جهات الاتصال في قائمة الاتصال الخاصة.
7. تطبيق Google Drive:
تطبيق “جوجل درايف” Google Drive هو من تطبيقات جوجل تُستخدَم في المحافظة على المستندات وتخزينها، لأنواع الإدارة الاستراتيجية والوسطى والدنيا أيضاً، فهو من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري المتميزة في جوجل، لكونه يسهل إلى حد كبير مشكلة تبادل الملفات، بما يتضمن المستندات والجداول والعروض التقديمية والرسوم والصور ومقاطع الفيديو بين أفراد فريق العمل الواحد عبر البريد الإلكتروني؛ إذ يُتَاح الملف للجميع في الوقت نفسه عبر منصة جوجل، وهذا ما يساعد على توفير الوقت والجهد كليهما.
8. تطبيق Google Chat:
تطبيق “جوجل شات” Google Chat من أفضل تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري خاصة عن بُعد، وهو تابع لشركة جوجل، فيسمح التطبيق بالتواصل بين الموظفين؛ إذ تستطيع إنشاء فرق رسائل مباشرة وغرف دردشة جماعية، إضافة إلى ذلك فهو يحتوي على وظيفة المراسلة الجماعية؛ إذ تستطيع مشاركة محتوى جوجل درايف.
شاهد بالفيديو: 6 نصائح لإدارة فرق العمل بشكل فعال
9. تطبيق Google Meet:
تطبيق “جوجل ميت” Google Meet من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري في مجال إجراء محادثات الفيديو، تسمح بإجراء اجتماعات أونلاين وتنظيمها وجدولة المهام وضبط التنبيهات على أوقاتها المطلوبة، مما يساعد على تجنب التأخير وضبط المواعيد.
10. تطبيق Google Group:
يُعدُّ تطبيق “جوجل جروب” Google Group من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري يناسب نوع الإدارة الدنيا؛ فهو يسمح للمستخدمين بالتعرف إلى الآخرين الذين يتشابهون في الاهتمامات، كما تستطيع التواصل معهم تواصلاً فاعلاً وتبادل المعلومات والأفكار فيما بينهم.
11. تطبيق Google Keep:
يُعدُّ تطبيق “جوجل كيب” Google Keep من تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري الخارقة؛ فهي تسمح بإدارة الوقت وتسجيل المهام وتلوينها بالألوان المناسبة، إضافة إلى أنَّه يسمح لك أن تشارك مع أصدقائك وزملائك الأفكار والأطروحات المختلفة، سواء كانت كتابية أم صوتية؛ ومن ثَمَّ تحويلها إلى أي شخص تريد.
تستطيع مثلاً أن تعمل على التنسيق مع فريق العمل لتنسيق اجتماع عمل أو حتى رحلة ترفيهية عبر توزيع المهام والأعباء؛ ومن ثَمَّ تعديلها حسب ما يحتاج إليه الفريق؛ وهذه الأداة في متناول اليد دائماً، ويتوافق تطبيق Keep مع مختلف أنواع الأجهزة الهاتفية واللوحية، كما يسمح بمزامنة كل ملفاتك عبر أجهزتك كلها، مما يُسهِّل عملية الوصول إلى الملاحظات من أي جهاز وموقع.
كما يقوم تطبيق Google Keep بمزامنة البيانات مع كل من خدمات التخزين السحابي Google drive وخدمة مهام جوجل Google Task، كما يسمح للمستخدم بتحديد تنبيهات عدة للتذكير بالمهام التي تتطلب التنفيذ، هذا فضلاً عن كونه يدعم الأوامر الصوتية، كما تستطيع توزيع المهام في مختلف الفئات بالاعتماد على أهميتها، وغير ذلك مميزات كثيرة؛ لكنَّ الميزة الأبرز في تطبيق جوجل كيب Google Keep أنَّه يقترح على المستخدم من تلقاء نفسه أن يقوم بعمل معين أو التخطيط لحدث معين مع أصدقائك.
12. تطبيق I google:
يستخدم تطبيق “آي جوجل” I google لتخزين أعمال نوع الإدارة المتوسطة؛ إذ يسمح لمستخدميه تفريد الصفحة الرئيسة وتخصيصها؛ فهي تحتوي على مربع بحث أعلاها، إضافة إلى أنَّ تطبيق “آي جوجل” I google يحتوي على أدوات عدة في أسفل الصفحة المقسمة إلى مربعات في كل مربع منها توجد أداة.
في الختام:
تُعدُّ تطبيقات جوجل google المستخدمة في العمل الإداري هي تقنيات وبرمجيات، تسمح بتنظيم سير الأعمال الإدارية وتسهيلها من ترجمة وكتابة وتخزين وإدخال بيانات وإنشاء استطلاعات رأي وإجراء اجتماعات وتنظيم مهام، وما إلى ذلك من خلال أفضل الميزات والخصائص التي توفرها، مما يجعلها أكثر سلاسة.
