شرح برنامج غوغل كيب Google Keep لتنظيم أعمالك ومهامك اليومية

ما هو برنامج غوغل كيب Google Keep؟

برنامج غوغل كيب Google Keep هو خدمة تدوين ملاحظات من شركة غوغل مضمنة، وهو جزء من مجموعة Google المجانية على الويب.

الخدمة متوافرة على الويب، كما يتوافر منها تطبيق “جوال” على كل من نظامي (Android) و(iOS)، ويحتوي البرنامج على مجموعة متنوعة من الأدوات لتدوين مختلف أنواع الملاحظات بنص عادي، وتنظيمها، أو تعديلها، أو مشاركتها مع الآخرين بما فيها النصوص والقوائم والصور والصوت.

كيفية استخدام Google Keep:

يمكن استخدام برنامج غوغل كيب Google Keep لتحسين عملية تدوين الملاحظات في أثناء التنقل؛ إمَّا من خلال موقع الويب، أو بتنزيل التطبيق للجوال لنظام أندرويد أو Ios، ويمكن استخدامه كما يأتي:

1. كيفية تدوين ملاحظة عادية:

يمكنك إضافة ملاحظة بالنقر على رمز الإضافة (+) الموجود في الركن السفلي اليساري من الشاشة.

ثمَّ كتابة النص الذي تريده في خانة النص وإضافة عنوان.

كما يمكنك نسخ أي ملاحظة في مستند جوجل تلقائياً بمجرد الضغط على الثلاث نقاط الرأسية الموجودة في الركن السفلي اليساري، ثمَّ الضغط على خيار “إنشاء نسخة” أو “إرسال”.

ثمَّ اختيار “نسخ إلى مستند Google”، أو مشاركتها باستخدام أي تطبيق آخر.

2. كيفية تدوين ملاحظات صوتية:

كما ذكرنا يسمح برنامج غوغل كيب Google Keep بتدوين مختلف أنواع الملاحظات المكتوبة والصوتية؛ فلو أردت إنشاء ملاحظة صوتية كل ما عليك هو النقر على رمز الميكروفون في أسفل الشاشة كما في تطبيق Chrome لتُدون في أثناء التحدث على جهازك تلقائياً.

ما يسهل البحث عنها، لا سيَّما إذا كنت تستخدم الملاحظة منها باستمرار.

3. التعاون مع زملاء العمل:

يسمح برنامج غوغل كيب Google Keep بالتعاون مع الزملاء لإدخالهم بسرعة وسهولة في الحلقة حول شيء معين تعمل عليه، أو إذا كانوا يريدون إكمال عناصر العمل؛ ما يسهم في إبقاء الجميع على اطلاع دائم بالتقدم الذي أُحرِز.

لإضافة أشخاص كل ما عليك فعله:

إذا أردت إضافة متعاونين إلى ملاحظاتك كل ما عليك فعله هو إضافة أسماء الأشخاص وعنوان بريدهم الإلكتروني (أو مجموعة Google)، إضافة إلى ذلك تستطيع إزالة المتعاونين فيما بعد بسهولة، ويمكن فعل ذلك بالضغط على النقاط الثلاث الرأسية الموجودة في يسار الشريط السفلي، ثمَّ النقر على خيار قائمة “متعاون” أو قد يوجد (Collaborator).

بعد ذلك أضف عنوانات البريد الإلكتروني الخاصة بالمتعاونين.

4. ضبط التذكيرات:

يمكنك استخدام برنامج غوغل كيب Google Keep بإضافة وقت أو تذكير باعتماد المكان لملاحظتك، بحيث تستطيع إضافة تذكيرات إلى كل ملاحظة، أو تعيين تلك لتكرارها، أو تذكيرك بشيء عند الوصول إلى مكان محدد من ملاحظاتك؛ ولفعل ذلك كل ما عليك فعله هو تحديد الكلمة أو العبارة أو الفقرة التي تريد التذكير عندها، ثمَّ النقر على “تذكيري” الذي يظهر بصورة جرس وضمنه إشارة إضافة (+) في الشريط العلوي من الملاحظة، ثمَّ ضبط توقيت التذكير.

بمجرد إضافة تذكير إلى ملاحظة معينة ستندرج في خدمة تقويم غوغل Google Calender الخاص بحسابك.

5. نسخ النص من صورة:

يمكنك استخدام برنامج غوغل كيب Google Keep في نسخ نص من صورة وحفظه في التدوينة بالضغط على خيار (Grab Image Text) بحيث تستطيع إضافة صور بعدة خيارات؛ إمَّا من خلال التقاط صورة في جهازك أو اختيار صورة من ألبوم موجود بالفعل، والضغط على رمز الكاميرا.

لإنشاء ملاحظة في صورة فإذا كنت تريد نسخ النص من داخلها، افتح الملاحظة، ثمَّ اضغط على رمز الثلاث نقاط الرأسية في أعلى الملاحظة، ثمَّ اختر “استخلاص النص من الصورة”.

6. تنظيم قوائم المهام من خلال برنامج غوغل كيب Google Keep:

يسمح برنامج غوغل كيب (Google Keep) بعرض ملاحظاتك بعدة خيارات: إما في قائمة؛ إذ ستُنظَّم من خلال الملاحظات المثبتة أولاً ثمَّ بالترتيب الزمني، أو في شبكة، كما تستطيع سحب الملاحظات الفردية وإفلاتها لإعادة ترتيبها وإعادة ترتيب أولوياتها بصرياً حسب الحاجة، إضافة إلى ذلك يوفر ميزة الترميز اللوني بحيث تستطيع تخصيص الملاحظات؛ ما يساعد على التمييز بسهولة بين مختلف أنواع الملاحظات والمسح الضوئي لما تحتاج إليه، فضلاً عن أنَّه يوفر خيار الملصقات والتثبيت بحيث يمكنك استخدامها مع الملاحظات الهامة جداً، إضافة إلى إمكانية عمل أرشفة.

كما يمكنك البحث عن الملاحظات بسهولة ونسخها ونقلها، كما أنَّه مفيد جداً في إنشاء القوائم في حال كنت تفضل تنظيم ملاحظاتك بهذه الطريقة؛ فمثلاً عند كتابة قوائم البقالة يوفر لك التطبيق اقتراحات في أثناء الكتابة للتحسين، كما تستطيع أيضاً إضافة عناصر فرعية إلى قوائم التحقق أسفل كل خانة اختيار من خلال إنشاء سطر جديد، ثمَّ سحبه إلى اليمين.

ميزات برنامج غوغل كيب Google Keep:

يمكن تلخيص ميزات برنامج غوغل كيب Google Keep بالبنود الآتية:

• إمكانية عمل مختلف أنواع الملاحظة بما في ذلك النصوص، والقوائم، والصور، والصوت، وتنظيمها ومشاركتها مع الآخرين.
• إمكانية تعيين التذكيرات التي تتكامل مع Google Now مع خيارات للوقت أو الموقع.
• إمكانية تحويل الملاحظات النصية إلى قوائم مراجعة.
• إمكانية استخراج النصوص من الصور من خلال ميزة التعرف الضوئي إلى الحروف إضافة إلى إمكانية نسخ التسجيلات الصوتية.
• تسمح الواجهة بعرض عمود واحد أو عرض متعدد الأعمدة.
• إمكانية ترميز الملاحظات بالألوان مثل: الأبيض، والأحمر، والبرتقالي، والأصفر، والأخضر، والأزرق، والرمادي.
• إمكانية تصنيف الملاحظات من خلال تطبيق الملصقات عليها؛ إذ توجد قائمة بالتصنيفات في شريط التنقل الخاص بالتطبيق.
• إمكانية تثبيت الملاحظات والتعاون في الملاحظات مع المستخدمين الآخرين في الوقت نفسه.
• ميزة التراجع عن التعديلات.
• التكامل مع منتجات غوغل الأخرى مثل: درايف، والمستندات، والتقويم؛ فمن خلال تزامنه مع غوغل درايف يسمح بالوصول إلى حسابك من أي جهاز، ومتى شئت، وأينما كنت.
• البحث بحسب السمة ونوع حالة المشاركة أو نوع المحتوى.

 في الختام:

يوفر برنامج غوغل كيب Google Keep للمستخدمين تجربة ممتعة تتحلى بكثير من خيارات التخصيص، إضافة إلى البساطة والسهولة في الاستخدام؛ ما يسهل عملية تدوين الملاحظات ويوفر الوقت، لا سيَّما إذا كنت منهمكاً بالعمل.